Drejebog til klubber og haller

Nedenstående er SvømDanmarks anbefalinger ved afholdelse af Den Store Svømmedag

Materialer (plakater, postkort, tælleblokke, diplomer) modtages fra SvømDanmark i slutningen af august måned. Tilmelder man sig senere, vil det blive sendt af sted hurtigst muligt.

Senest to måneder før Den Store Svømmedag afholdes

• Husk at reservere svømmehallen. Aftal eventuelt med halinspektøren eller en anden klub, om at afholde arrangementet i fællesskab.

• Datoen for Den Store Svømmedag offentliggøres på klubbens hjemmeside, evt. Facebook side, i klubbens kalender og sæsonplan, så snart det er besluttet, at klubben skal deltage.

• Tilmeld jer Den Store Svømmedag på SvømDanmarks hjemmeside www.svoem.org/svoemmedag

• Informér instruktører og ledere om datoen.

• Der kan eventuelt nedsættes en arrangement-gruppe, der kan tage sig af planlægningen af arrangementet.

• Ønsker I at finde sponsorer, der kan være med til at støtte op om dagen, skal de kontaktes (se mere ved at klikke på "Sponsortips" nederst på siden)

• Ønsker I at invitere de lokale medier eller personer, som f.eks. borgmester eller lokale politikere, skal de kontaktes nu

• Ønsker I at give deltagere mulighed for at købe et distancemærke, der viser hvor langt de har svømmet, skal disse bestilles i god tid. Dette kan gøres i webshoppen på SvømDanamrks hjemmeside www.svoem.org

• Indberetningen på dagen sker elektronisk via SvømDanmarks hjemmeside, så sørg for, at der er mulighed for netværk i svømmehallen eller at der er personer, der har en smartphone, der kan gå på hjemmesiden og indberette.

Cirka fire uger før arrangementet

• Plakater sættes op i svømmehallen, supermarkeder, skoler, biblioteket og andre offentlige steder, hvor det vil være relevant.

• Postkort deles ud til klubbens medlemmer, morgensvømmere og andre brugergrupper, som eksempelvis skolebørn, fritidsordninger eller børnehaver, der benytter svømmehallen.

• Der skal findes hjælpere til arrangementet. Herunder er der eksempler på de funktioner, som hjælperne kan have:
• Banetællere – en vagtplan anbefales.
• Sekretariat, med resultatformidling og ledelse af arrangementet.
• Speaker, der kan være med til at give arrangementet liv og overblik over, hvordan det ser ud med resultaterne undervejs.
• Arrangementsleder med det overordnede overblik over hele dagen.
• Livredder(e), hvis dette ikke arrangeres af svømmehallen.

Cirka en uge før arrangementet

• Pressemeddelelse (+ eventuel annonce) udsendes til lokalpressen. Klubben modtager to skabeloner til pressemeddelelser fra SvømDanmark pr. mail, som kan sendes ud før og efter afvikling.

• Modtagelse af instruktion til indberetning på selve arrangementsdagen fra SvømDanmark pr. mail.

På selve arrangementsdagen

• Start dagen med et møde med alle hjælperne (og eventuel morgenmad)
• Forklar regler og hvordan I har organiseret afviklingen.
• Hvem skal kontaktes ved problemer i løbet af dagen.
• Sæt skilte op, som forklarer hvordan I ønsker afviklingen i bassinet (eksempelvis: børn, øvede, motionister, konkurrence-svømmere)
• Byd deltagerne velkommen, når de kommer ind i hallen.
• Sørg for, at alle deltagere får deres diplomer med hjem. I kan eksempelvis opstille en bod i forhallen, hvor deltagerne kan hente deres diplom og måske samtidig købe et mærke, der viser hvor langt de har svømmet – især børn synes det er sjovt at få et mærke med hjem sammen med diplomet.

• HUSK at indberette antallet af tilbagelagte meter samt antal deltagere i vandet – opsummeret – for hver time. Også de, der endnu ikke er færdige med at svømme!

• Offentliggør eksempelvis også landsresultatet løbende for deltagerne, så I kan se hvor I ligger med jeres resultater. Her kan det være speakeren, der holder hallen ajour med resultatet.

• Husk at have en fantastisk hyggelig dag!

I ugen efter arrangementsdagen

• Send pressemeddelelse ud til lokalavisen om jeres dag og resultater. En skabelon til denne pressemeddelelse er sendt til klubben sammen med pressemeddelelsen, der sendes ud før arrangementet.

• Gem hjælpemidlerne, så de kan findes igen til næste år.

• Huske at takke de, der hjalp til i forbindelse med arrangementet

Vi håber, at I får en skøn dag med mange glade og svømme-ivrige mennesker i hallen!