Nedenstående er SVØM Danmarks anbefalinger ved afholdelse af Den Store Svømmedag
Materialer (plakater, postkort, tælleblokke, diplomer) modtages fra SVØM Danmark i slutningen af august måned. Tilmelder man sig senere, vil det blive sendt af sted hurtigst muligt.
Senest to måneder før Den Store Svømmedag afholdes
-
Husk at reservere svømmehallen. Aftal eventuelt med halinspektøren eller en anden klub, om at afholde arrangementet i fællesskab.
-
Datoen for Den Store Svømmedag offentliggøres på klubbens hjemmeside, evt. Facebook side, i klubbens kalender og sæsonplan, så snart det er besluttet, at klubben skal deltage.
-
Informér instruktører og ledere om datoen.
-
Der kan eventuelt nedsættes en arrangement-gruppe, der kan tage sig af planlægningen af arrangementet.
-
Ønsker I at finde sponsorer, der kan være med til at støtte op om dagen, skal de kontaktes (se mere ved at klikke på "Sponsortips" nederst på siden)
-
Ønsker I at invitere de lokale medier eller personer, som f.eks. borgmester eller lokale politikere, skal de kontaktes nu
-
Ønsker I at give deltagere mulighed for at købe et distancemærke, der viser hvor langt de har svømmet, skal disse bestilles i god tid. Dette kan gøres i webshoppen på SVØM Danamrks hjemmeside www.svoem.org
-
Indberetningen på dagen sker elektronisk via SVØM Danmarks hjemmeside, så sørg for, at der er mulighed for netværk i svømmehallen eller at der er personer, der har en smartphone, der kan gå på hjemmesiden og indberette.
Cirka fire uger før arrangementet
-
Plakater sættes op i svømmehallen, supermarkeder, skoler, biblioteket og andre offentlige steder, hvor det vil være relevant.
-
Postkort deles ud til klubbens medlemmer, morgensvømmere og andre brugergrupper, som eksempelvis skolebørn, fritidsordninger eller børnehaver, der benytter svømmehallen.
-
Der skal findes hjælpere til arrangementet. Herunder er der eksempler på de funktioner, som hjælperne kan have:
-
Banetællere – en vagtplan anbefales.
-
Sekretariat, med resultatformidling og ledelse af arrangementet.
-
Speaker, der kan være med til at give arrangementet liv og overblik over, hvordan det ser ud med resultaterne undervejs.
-
Arrangementsleder med det overordnede overblik over hele dagen.
-
Livredder(e), hvis dette ikke arrangeres af svømmehallen.
Cirka en uge før arrangementet
-
Pressemeddelelse (+ eventuel annonce) udsendes til lokalpressen. Klubben modtager to skabeloner til pressemeddelelser fra SVØM Danmark pr. mail, som kan sendes ud før og efter afvikling.
-
Modtagelse af instruktion til indberetning på selve arrangementsdagen fra SVØM Danmark pr. mail.
På selve arrangementsdagen
-
Start dagen med et møde med alle hjælperne (og eventuel morgenmad)
-
Forklar regler og hvordan I har organiseret afviklingen.
-
Hvem skal kontaktes ved problemer i løbet af dagen.
-
Sæt skilte op, som forklarer hvordan I ønsker afviklingen i bassinet (eksempelvis: børn, øvede, motionister, konkurrence-svømmere)
-
Byd deltagerne velkommen, når de kommer ind i hallen.
-
Sørg for, at alle deltagere får deres diplomer med hjem. I kan eksempelvis opstille en bod i forhallen, hvor deltagerne kan hente deres diplom og måske samtidig købe et mærke, der viser hvor langt de har svømmet – især børn synes det er sjovt at få et mærke med hjem sammen med diplomet.
-
HUSK at indberette antallet af tilbagelagte meter samt antal deltagere i vandet – opsummeret – for hver time. Også de, der endnu ikke er færdige med at svømme!
-
Offentliggør eksempelvis også landsresultatet løbende for deltagerne, så I kan se hvor I ligger med jeres resultater. Her kan det være speakeren, der holder hallen ajour med resultatet.
-
Husk at have en fantastisk hyggelig dag!
I ugen efter arrangementsdagen
-
Send pressemeddelelse ud til lokalavisen om jeres dag og resultater. En skabelon til denne pressemeddelelse er sendt til klubben sammen med pressemeddelelsen, der sendes ud før arrangementet.
-
Gem hjælpemidlerne, så de kan findes igen til næste år.
-
Huske at takke de, der hjalp til i forbindelse med arrangementet
Vi håber, at I får en skøn dag med mange glade og svømme-ivrige mennesker i hallen!