Forretningsorden for Dansk Svømmeunions bestyrelse

Af: Pia Holmen

Dansk Svømmeunions bestyrelse har vedtaget en forretningsorden, der beskriver, hvad der skal ske imellem bestyrelsesmøderne, på bestyrelsesmøderne med videre.

---

Dansk Svømmeunions forretningsorden fremgår nedenfor. Før møderne - mødernes placering og antal Bestyrelsesmøderne (BM) søges så vidt muligt fastlagt for et år af gangen på det første BM efter generalforsamlingen. Ved placeringen tages hensyn til eventuelle tidsfrister for kommunikation over for Dansk Svømmeunions medlemmer – eksempelvis lovændringsforslag, generalforsamlinger og til andre arrangementer, hvor koordinering skønnes nødvendigt. Der afholdes sædvanligvis otte BM om året (herunder et med overnatning og et i forbindelse med generalforsamlingen). På hverdage lægges møderne fra 17.30 - 21.30. Hvert tredje møde afholdes vest for Storebælt. Mødeindkaldelser til BM Indkaldelse til BM sker i form af dagsordenen, der så vidt muligt udsendes med tilhørende bilagsmateriale så vidt muligt seks dage før mødet. Dagsordenen fastlægges af direktøren i samarbejde med formanden, og skal angive dato, begyndelses-/sluttid og sted for mødets afholdelse, oplysning om eventuelle indbudte, og særlige arrangementer i forbindelse med mødet. Dagsordenen for ordinære møder indeholder følgende faste punkter: 1. Godkendelse af beslutningsnotat fra forrige møde 2. Økonomi, herunder budgetopfølgning 3. Tematiske emner til drøftelse og beslutning 4. Siden sidst: status, orientering og beslutning 5. Beslutning om hvad og hvilke beslutninger, der skal kommunikeres bredt ud fra mødets forløb 6. Eventuelt; herunder bestyrelsens deltagelse i arrangementer frem til næste møde Ethvert bestyrelsesmedlem har ret til at få en sag sat på dagsordenen for et kommende BM, hvad enten sagen er ny eller ønskes genoptaget. Anmodning herom skal fremsættes over for direktøren senest en uge før selve mødet. Nye sager til dagsordenen, indkommet efter dennes udsendelse, påføres dagsordenen som efterstående punkter på mødet. Under møderne I BM deltager, foruden bestyrelsen selv, direktøren og informationsmedarbejderen. Såfremt der er behov for, at andre medarbejdere deltager, arrangerer direktøren dette. Formanden leder møderne og konkluderer de enkelte punkter. Det enkelte bestyrelsesmedlem har både ret og pligt til at bidrage med sin fulde viden til sagernes behandling. Direktøren skal efter formandens ønske forelægge sager samt bidrage til sagernes belysning. Direktøren skal sikre, at bestyrelsens beslutninger implementeres, og at beslutningsnotatet fra BM distribueres og arkiveres. Direktøren skal drage omsorg for, at bestyrelsen modtager de relevante oplysninger og indstillinger til brug for sagernes behandling, ligesom informationsmedarbejderen efter bestyrelsens ønske og behov skal forberede mødernes praktiske gennemførelse. Informationsmedarbejderen skal under mødets forløb registrere de trufne beslutninger, notere konklusioner og principielle hovedlinjer til brug for det efterfølgende beslutningsnotat. Som hovedregel gælder, at bestyrelsen kun kan træffe beslutning i sager, der står på dagsordenen. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når bestyrelsesmødet er indkaldt i overensstemmelse med denne forretningsorden. Er der enighed blandt de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer om at behandle andre sager, kan beslutning om sådanne sager træffes på samme møde. Beslutningsnotatet fra forrige bestyrelsesmøde godkendes af bestyrelsesmedlemmerne. Godkendelsen er alene en stillingtagen til, at notatets indhold er i overensstemmelse med det på mødet faktisk passerede. Som hovedregel træffes der beslutning i bestyrelsen uden afstemning, idet formanden, når han skønner, at en sag er tilstrækkeligt belyst, konkluderer denne. Ethvert bestyrelsesmedlem kan imidlertid kræve, at en beslutning markeres ved formel afstemning, der i så fald altid foregår som åben afstemning. Dissens kan af vedkommende dissentierede medlem forlanges tilført beslutningsnotatet med angivelse af medlemmets navn og dissensens indhold. Dette gælder uanset, om beslutningen er truffet ved afstemning. I øvrigt henvises til Dansk Svømmeunions vedtægter § 6, der omhandler bestyrelsens virke. Funktionsfordeling og tematisk årsplan På det første BM efter generalforsamlingen konstituerer bestyrelsen sig med en funktionsfordeling. Direktøren udfærdiger i samarbejde med formanden et oplæg til funktionsfordelingen. Funktionsfordelingen opererer med to begreber: ansvarlig og medansvarlig. For hver enkelt funktion defineres i det konkrete tilfælde graden af mødedeltagelse, arbejdsomfang samt ansvar og kompetence i forhold til funktionens indhold. Omfanget af førnævnte kan variere fra sektion til sektion, afdeling til afdeling og projekt til projekt. Efter møderne Beslutningsnotatet udsendes så vidt muligt senest seks dage efter mødets afholdelse. På førstkommende BM godkendes notatet. Fortrolighedskriteriet Såfremt bestyrelsen har besluttet, at et emne skal behandles som fortroligt, må ingen udenfor bestyrelsen modtage oplysninger om sagen, før fortroligheden igen er ophævet ved ny bestyrelsesbeslutning. Fortroligt stemplede papirer må ikke overdrages eller kopieres uden efter aftale med formanden eller direktøren. Sektioner og afdelinger Bestyrelsen fastlægger generelle regler for sektionernes og afdelingernes arbejde herunder de budgetmæssige rammer. Ikrafttræden Denne forretningsorden er behandlet på bestyrelsesmøde den 27. maj 2008 og træder i kraft ved samme møde Dansk Svømmeunion

Har du også læst?
Bestyrelsens funktionsfordeling

Tematisk årsplan 2008/2009

Forretningsorden for Dansk Svømmeunions bestyrelse

Idrætsrejseforsikringen - nu også inkluderet afbestillingsdækning

Hædringer, hyldesttaler og holdpræsentationer i royalt skær under DM

Breddekonsulent ansat til de sidste to regioner i Dansk Svømmeunion

NYT fra svømmesektionen

Livredderne er klar!

Udspring udgiver sit eget nyhedsbrev

Team Danmark udbyder basal-kurser i sportsernæring og idrætsskadebehandling og -forebyggelse samt inspirationsaftner i fysisk træning